Freelance-Stundensatz: So kalkulierst du, dass die Arbeit sich trägt

Die meisten Freelancer legen ihren Satz fest, indem sie schauen, was andere verlangen, und dann irgendetwas in der Mitte wählen. Diese Methode hat einen Vorteil — sie geht schnell — und einen Fehler: Die anderen haben vielleicht ebenfalls geraten. Ein Satz, der Rechnungen deckt und eine Altersvorsorge finanziert, ist eine Rechnung mit ungefähr sechs Eingangsgrößen, und keine davon ist der Preis der Konkurrenz.

Das Ergebnis dieser Rechnung ist keine beruhigende Zahl. Wer 62,50 € pro Stunde abrechnet, klingt gut bezahlt. Wer 62,50 € pro Stunde abrechnet, aber nur 58 % seiner Arbeitszeit überhaupt abrechnen kann und Krankenversicherung und Altersvorsorge aus demselben Topf bezahlt, verdient ungefähr so viel wie eine angestellte Fachkraft — ohne deren Schutz.

Drei Sätze, die einen Satz festlegen

Fast jedes Kalkulationsproblem schrumpft auf drei Fragen. Was muss ich netto herausbekommen? Was kostet der Betrieb? Wie viele Stunden kann ich tatsächlich abrechnen?

Wer diese drei beantwortet, hat keine Meinung mehr, sondern ein Ergebnis. Hier ein durchgerechnetes Beispiel für eine freiberufliche Designerin oder einen Entwickler:

• Zielnettoeinkommen: 40.000 € im Jahr. Was du dir auszahlst, nach Steuern, vor privatem Sparen.
• Betriebskosten: 6.000 € im Jahr. Software, Abschreibung für Hardware, Versicherungen, Buchhaltung, ein Beitrag zum Arbeitsplatz, Weiterbildung.
• Abrechenbare Stunden: 1.200 im Jahr. Die Zahl, die fast alle überschätzen.

Der mittlere Schritt ist der, den man gerne überspringt. Einkommensteuer, Kranken- und Pflegeversicherung sowie Altersvorsorge gehen vom Gewinn ab, bevor du etwas siehst, und sie summieren sich bei deutschen Sätzen auf ungefähr die Hälfte. Um am Ende 40.000 € netto zu haben, brauchst du rund 75.000 € Umsatz mit Kunden.

Jetzt die Division, die trivial aussieht und es nicht ist: 75.000 € geteilt durch 1.200 abrechenbare Stunden ergibt 62,50 €. Hättest du angenommen, 1.800 Stunden abrechnen zu können — eine verbreitete Annahme und 35 Stunden reine Kundenarbeit pro Woche —, bräuchte derselbe Umsatz nur 41,67 € pro Stunde. Gleiches Geld, völlig anderer Satz. Alles hängt daran, die Stunden richtig zu zählen.

Wohin das Arbeitsjahr geht

Ein Jahr hat rund 2.070 Arbeitsstunden, wenn man Urlaub, Feiertage und einen realistischen Abschlag für Krankheit abzieht. Davon sind 1.200 abrechenbar. Die übrigen 870 Stunden gehören genauso zum Beruf wie die Kundenarbeit:

• Akquise und Angebote — 250 Stunden. Kalkulationen schreiben, Telefonate, Nachfassen. Unbezahlt, unvermeidbar.
• Verwaltung und Finanzen — 180 Stunden. Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Buchhaltung, Steuerunterlagen.
• Lernen und eigene Produkte — 200 Stunden. Eine Fähigkeit verkäuflich halten. Ein Satz, der auf dem Wissen des Vorjahres beruht, verfällt.
• Der Rest — 240 Stunden. Korrespondenz, Besprechungen ohne Ergebnis, der Kunde, der einen Termin bucht und absagt.

870 Overhead-Stunden auf 1.200 abrechenbare Stunden sind ein Aufschlag von 72 % auf die Zeit, bevor ein einziger Euro Steuern oder Versicherung bezahlt ist. Das ist der eigentliche Grund, warum Freelance-Sätze auf Kunden hoch wirken und auf Freelancer niedrig. Beide Seiten schauen auf unterschiedliche Nenner.

Wohin die 75.000 € verschwinden

Der Satz ist nur ein Mittel. Entscheidend ist der Weg vom Kundenumsatz zu dem Geld, das du behalten darfst — und der größte Teil kommt nie an.

Von 75.000 € Umsatz zahlt der Betrieb 6.000 € laufende Kosten und behält 69.000 € Gewinn. Die Einkommensteuer nimmt rund 20.000 €. Kranken- und Pflegeversicherung kosten rund 8.500 €. Die Altersvorsorge — der Teil, den sonst der Arbeitgeber trägt — kostet rund 6.000 €. Übrig bleiben etwa 34.500 € für das Jahr.

Halte das neben den Vergleich mit der Anstellung. Eine angestellte Fachkraft mit ähnlichem Gesamtpaket hat einen Arbeitgeber, der die Hälfte der Sozialabgaben trägt, bezahlten Urlaub bei Krankheit und einen Rentenbeitrag, der nicht freiwillig ist. Der Freelancer hat einen Satz und einen Taschenrechner. Diese Lücke ist kein Grund gegen die Selbstständigkeit. Sie ist ein Grund, einen Kundensatz nicht mit einem Bruttogehalt zu vergleichen, weil die beiden Zahlen nicht dieselbe Art von Zahl sind.

Derselbe Umsatz als Anteile, weil es sich von innen so anfühlt: